В резултат на промените в Кодекса на труда хартиената трудова книжка на работниците и служителите от 01.06.2025 г. ще бъде изцяло заменена от т.нар. „единен електронен трудов запис“ („ЕЕТЗ“) - официален удостоверителен документ, съдържащ данни за трудовата дейност на работника и служителя.
Тази дигитална трансформация се осъществява две години след приемането на измененията в закона. Преходният период бе необходим за изграждането на т.нар. електронен регистър на заетостта („Регистър“) от Националната агенция по приходите, в който ще се вписват и съхраняват въпросните записи, свързани с трудовите правоотношения. Очаква се ЕЕТЗ да предлага по-богата и по-достъпна информация в сравнение с досегашния хартиен вариант на трудовата книжка.
Съдържанието на ЕЕТЗ е регламентирано в Кодекса на труда и в Наредбата за вписване в регистъра на заетостта. Записът ще обхваща основните елементи на трудовото правоотношение – лични данни на работника или служителя, начало и срок на договора, уговорено възнаграждение, работно време, платен годишен отпуск, прекратени трудови договори, основание за прекратяването и други ключови обстоятелства.
Всеки работник и служител има право на достъп до информация относно своя ЕЕТЗ, включително и относно историята на осъществен достъп до него от трети лица. Такъв достъп ще бъде осигурен и на родители, настойници и попечители на непълнолетни лица
Електронната проверка ще се реализира с квалифициран електронен подпис чрез портала за електронни услуги на НАП или в териториалните ѝ офиси след подаване на заявление по образец.
Работодателите също ще имат достъп до трудовите досиета на своите служители, включително и до информация, въведена от предишни работодатели. Сроковете за подаване на заявления за вписване на обстоятелства в Регистъра варират според конкретния тип запис, например:
• 3-дневен срок – при сключване или изменение на трудов договор;
• 7-дневен срок – при прекратяване на правоотношение или влизане в сила на съдебно решение за признаване на незаконно уволнение;
• 10-дневен срок – при промяна в обстоятелства, свързани с дейността на работодателя, като отдаване на предприятието или на обособена част от него под наем или аренда, преструктуриране или преобразуване на работодателя и др.
След получаването на заявлението за вписване, длъжностното лице от Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ („ГИТ“) следва да впише данните в Регистъра на заетостта в 3-дневен срок, както и да издаде протокол на работодателя относно вписаните и невписаните записи, съответно - причините за отказа.
При несъответствие между вписаните данни в Регистъра и обективната действителност по трудово правоотношение, работодателят следва да извърши вписването, коригирането или заличаването в 3-дневен срок от установяването на дефицита от НАП или ГИТ. В определени случаи ГИТ може да извършва вписвания и служебно, например - при прекратяване на трудовото правоотношение поради преустановена дейност на работодателя.
Всички трудови правоотношения, възникнали след 01.06.2025 г., ще бъдат вписвани в Регистъра. Всякаква предходна информация за трудови правоотношения на работниците и служителите, преди тази дата, няма да бъде отразявана/пренасяна електронно. По тази причина все пак се препоръчва запазване на хартиените трудови книжки като официален удостоверителен документ за доказване на предишни правоотношения/предходен трудов стаж.
От 01.06.2025 г. промяната влиза в сила за ангажираните по трудови договори лица, а на 01.06.2026 г. новата нормативна рамка ще се прилага и за държавните служители.
Преминаването към електронни трудови досиета е не просто техническа промяна, а стратегически ход към по-ефективна, модерна и отворена за развитие работна среда. За работодателите това означава по-малко административна тежест и по-бърз достъп до ключова информация. За служителите – повече права и прозрачност. Компаниите, които навреме се адаптират към новата реалност, ще бъдат по-добре позиционирани в контекста на дигиталната трансформация на трудовото законодателство и управлението на човешките ресурси.
